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Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels sont en trées en vigueur le 1er juillet 1983. Ces lois accordent aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne (ou entité) se trouvant au Canada le droit d'obtenir des renseignements, sous quelque forme que ce soit, qui relèvent d'une institution fédérale.

La Loi sur l'accès à l'information (LAI) confère aux particuliers un droit d'accès aux documents détenus par une institution fédérale. Cette loi repose sur les principes clés suivants : le public a le droit d'avoir accès aux renseignements gouvernementaux, les exceptions à ce droit doivent être limitées et précises, et la décision de divulguer des renseignements doit être examinée par une entité indépendante du gouvernement.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) protège les renseignements personnels des particuliers détenus par une institution fédérale et accorde aux particuliers un droit d'accéder et de demander la correction de cette information. Selon l'article 7 de cette loi, les renseignements personnels ne peuvent servir qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou pour un usage compatible avec ces fins. Les renseignements protégés par la LPRP ne peuvent être diffusés sans le consentement de la personne concernée, à moins que ne s'applique une exception énoncée au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) est déterminé à respecter l’esprit et l’objectif de la Loi sur l’accès à l’information pour garantir la transparence et l’ouverture d’esprit au sein du Ministère. Il s’engage également à respecter l’esprit et l’intention de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui est basée sur les principes d’un gouvernement ouvert et assure la protection de la vie privée des individus en ce qui a trait aux renseignements personnels détenus par le Ministère.

À DEO, le pouvoir, les obligations et les fonctions du ministre ont été délégués au coordonateur et au coordonateur adjoint de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Toute demande écrite faite en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels doit être aussi précise que possible, pour permettre une recherche efficace et pour éviter que des éclaircissements doivent être demandés à l'auteur de la demande. Pour de plus amples informations, cliquez sur les liens « Comment faire une demande».

DEO traitera toutes les demandes conformément aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et fera tous les efforts possibles pour aider le demandeur et répondre de façon précise, complète et en temps requis. Seuls les représentants officiels qui ont besoin de connaître le cas seront impliqués dans le processus de la demande. La confidentialité sera assurée tout au long du processus.

Délai de réponse aux demandes d'accès à l'information et de communication de renseignements personnels

Le délai prescrit par la loi pour répondre aux demandes d'accès à l'information et de communication de renseignements personnels est de 30 jours civils. DEO s’engage à accuser réception de toutes les demandes et à fournir les dossiers pertinents, ainsi qu’à avertir les demandeurs si une ou des prorogation(s) sont requises pour effectuer des consultations, au cours de cette période de 30 jours.

La Loi sur l'accès à l'information permet à une institution fédérale de proroger le délai au-delà de 30 jours dans les cas suivants :

  • la demande vise un nombre important de documents ou nécessite des recherches exhaustives, et l'observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution;
  • il est nécessaire de mener des consultations extérieures, et l'observation du délai initial s'avérerait impossible;
  • il est nécessaire d'aviser un tiers que l’institution a l’intention de divulguer des renseignements le concernant conformément à l’article 27(1) de la Loi.

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet à une institution de prolonger d'au plus 30 jours civils le délai initial de 30 jours qui est prévu par la loi pour donner suite à une demande de communication de renseignements si :

  • l'observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution;
  • il est nécessaire de mener des consultations, et celles-ci rendraient pratiquement impossible l'observation du délai initial.

Qui peut faire une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information?

Toute personne ou société se trouvant au Canada peut faire une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Les citoyens canadiens et les résidents permanents peuvent également présenter une demande de l’extérieur du pays, mais ils doivent prouver que le demandeur est un citoyen canadien ou un résident permanent. Un demandeur qui n'a ni la citoyenneté canadienne ni le statut de résident permanent doit être effectivement présent au Canada lors de la présentation de la demande et lorsque l’accès est donné.

Chaque demande présentée conformément à la Loi sur l'accès à l'information doit être accompagnée de frais de communication de 5 dollars. Il convient de noter que l'article 11 de la Loi sur l'accès à l'information permet à DEO d'exiger, au besoin, des frais supplémentaires pour le temps consacré à la recherche et à la préparation de documents, conformément au Reglement sur l'accès à l'information.

Qui peut faire une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

Toute personne se trouvant au Canada peut faire une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir des renseignements la concernant. Les citoyens canadiens et les résidents permanents peuvent aussi faire une demande de l'extérieur du pays, mais ils doivent prouver que le demandeur est un citoyen canadien ou un résident permanent. Une personne qui n'a ni la citoyenneté canadienne ni le statut de résident permanent doit être effectivement présente au Canada lors de la présentation de la demande et lorsque l’accès est donné.

Dans un cas où le droit d’un demandeur en vertu de la Loi est exercé par un représentant, le demandeur doit fournir une autorisation écrite vérifiable pour que le représentant agisse en son nom.

Il n'y a pas de frais à payer pour faire une demande de communication de renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.