Conclusions

Pratiques exemplaires

La région de l’Alberta a mis sur pied un comité des subventions et des contributions présidé par le sous-ministre adjoint. (La Colombie-Britannique fonctionne de manière semblable; les cadres supérieurs discutent des subventions et des contributions dans le cadre de leur réunion hebdomadaire.) L’agent de l’évaluation des projets présente un projet potentiel lors d’une réunion mensuelle du comité. Le projet fait ensuite l’objet d’une discussion avec d’autres agents d’évaluation des projets, le directeur général des Opérations et le sous-ministre adjoint qui se penchent sur les mérites du projet et sa pertinence par rapport aux objectifs ministériels. Cette discussion peut donner un de trois résultats : le projet est jugé pertinent pour DEO et il est traité avec une diligence raisonnable; on manque de renseignements sur le projet qui doit donc être soumis à nouveau, dûment complété; le projet n’est pas pertinent pour DEO et est donc rejeté. À ce stade, des personnes de différents secteurs ont pu formuler leurs commentaires sur le projet, ce qui augmente la transparence du processus. Les projets choisis sont des projets qui correspondent bien aux objectifs ministériels ainsi qu’au mandat général de DEO. Les autres régions devraient examiner la possibilité de mettre en œuvre un système de comité semblable, car il constitue une pratique exemplaire. Les auteurs de la Vérification de la gestion financière des subventions et des contributions avaient déjà recommandé l’adoption d’une approche de ce genre où l’examen des propositions serait confié à un comité ou l’équivalent, et nous réitérons cette recommandation.

La région du Manitoba a mis en place une initiative pour faire le suivi des projets terminés. Cet examen avait trois buts : fournir de précieux renseignements sur les réussites; tirer des leçons de l’expérience; encourager des relations plus poussées avec les bénéficiaires. Les résultats ont été recueillis pour des groupes et des secteurs cibles de l’économie. En recueillant ainsi des renseignements de suivi sur les projets terminés, DEO a pu colliger une information précieuse pour l’élaboration future des programmes et la sélection des projets. Il a également recueilli des renseignements utiles sur l’incidence du financement qui peuvent guider la reddition de comptes sur les résultats de la région. Nous estimons qu’il s’agit d’une bonne pratique que les autres régions pourraient aussi adopter.

Recommandation

On devrait penser à assurer un suivi des projets terminés dont les résultats prévus ont été atteints. Cette pratique permettrait, même de nombreuses années après la fin du projet, d’évaluer les répercussions à long terme du projet et éclairerait par la suite les décisions et l’affectation des ressources.

Amélioration de la gestion des paiements de transfert et du respect des politiques du Conseil du Trésor et du Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert

Pour cette vérification, nous avons examiné 60 dossiers de projets en provenance de l’Alberta, de la Saskatchewan, du Manitoba et de la Colombie-Britannique. Les dossiers de projets choisis portaient sur tous les programmes et constituaient un échantillon représentatif. Nous avons utilisé des listes de vérification pour tous les dossiers et avons comparé le contenu des dossiers avec les exigences énoncées à l’Annexe C : Exigences sur les accords concernant une contribution de la Politique sur les paiements de transfert. Les dossiers étaient conformes aux exigences de cette politique, surtout depuis la normalisation des ententes de contribution et l’utilisation du système en direct pour générer les documents des projets. Cependant, nous avons cerné quelques occasions de renforcer et d’améliorer le système de gestion des subventions et des contributions.

Les ententes de contribution présentaient une description narrative du projet; cependant, on aurait pu inclure une description plus détaillée ainsi qu’une explication plus précise des coûts admissibles à un remboursement. L’examen des dossiers a permis de conclure que, même si les coûts acceptables étaient décrits brièvement, il y avait peu de détails sur les coûts admissibles. Une description plus détaillée permettrait au bénéficiaire de mieux comprendre les coûts admissibles, et il pourrait alors présenter des demandes de remboursement mieux pensées. Le travail des agents de surveillance et de paiement serait beaucoup plus facile, et le temps de traitement en serait réduit.

Les dates importantes des ententes de contribution n’ont pas toujours été respectées ou fait l’objet d’un prompt suivi. Dans certains cas, les dates de fin du projet indiquées dans les ententes étaient déjà passées quand on a officialisé la prolongation de l’entente. Parfois, les rapports d’étape, les rapports finaux et les demandes d’avances étaient présentés après les dates indiquées dans les ententes. Dans sept des 60 dossiers examinés, soit environ 12 p. 100 de l’échantillon, des modifications à la date de fin du projet ont été apportées a posteriori dans l’entente de contribution. Il importe aussi de souligner que, dans ces cas, la portée du projet n’a pas été modifiée.

Nous pensons également que l’administration des subventions et des contributions pourrait être améliorée, car nous avons noté que la date de mise en œuvre du projet indiquée dans les ententes était parfois antérieure à la date de signature de l’entente. Il en a résulté que les bénéficiaires ont pu demander le remboursement de coûts antérieurs avant même la signature de l’entente. Cette pratique a été corrigée depuis. Nous avons également repéré des cas où des demandes de remboursement des coûts ont été présentées après la date de fin du projet indiquée dans l’entente de contribution sans que l’entente ne soit modifiée, ou des remboursements de coûts non admissibles ont été acceptés sans une autorisation appropriée.

On a accordé des avances qui devaient être justifiées par la présentation d’une demande de remboursement des coûts dans un délai de 90 jours. Dans une des régions examinées, 33 p. 100 des dossiers de l’échantillon faisaient état d’avances versées à la fin de l’exercice sans que le besoin de ces avances n’ait été expliqué. Des demandes ont souvent été présentées après les délais prescrits et, parfois, bien longtemps après. Dans certains cas, les demandes de remboursement n’ont pas été suffisantes pour absorber l’avance versée, et une demande ultérieure a dû être présentée pour justifier le reste de l’avance. Dans un des cas, une avance importante a été remboursée, mais sans qu’on ait évalué correctement les intérêts, conformément à la Politique sur les paiements de transfert et au Règlement sur les intérêts et les frais administratifs, alors que le bénéficiaire lui-même s’attendait à devoir verser des intérêts sur les fonds reçus.

Les rapports finaux ne contenaient pas toujours d’information sur les indicateurs convenus. On tente actuellement de redresser la situation en faisant un suivi auprès des bénéficiaires afin qu’ils fournissent des renseignements sur les indicateurs avant qu’on ferme les dossiers.

Les risques des projets ont été évalués et consignés dans les documents initiaux ainsi que de manière régulière à la réception des demandes de remboursement. On pourrait améliorer le processus en utilisant ces renseignements utiles pour guider le travail de vérification du projet. On travaille d’ailleurs sur la création d’un système de ce genre actuellement. Les renseignements sur les risques devraient être un des critères de sélection des projets à soumettre à la vérification. Le groupe de travail sur la surveillance et les paiements travaille actuellement à l’élaboration d’un meilleur plan de vérification axée sur les risques pour les futures vérifications.
  
En plus d’évaluer le respect de la Politique sur les paiements de transfert, la vérification a aussi permis d’examiner le respect des exigences d’évaluations ministérielles des programmes. On a conclu que les évaluations des programmes étaient conformes aux exigences du Conseil du Trésor et que le Ministère prenait les mesures nécessaires pour répondre aux recommandations.

En résumé, les dossiers étaient complets. Il existe cependant des possibilités de rehausser le système d’administration des contributions de DEO. On pourrait mettre en place un processus plus officiel, et possiblement automatisé, de faire le suivi des dates importantes afin que les agents chargés des projets soient plus proactifs dans leur surveillance des échéances. On pourrait également renforcer les descriptions des projets dans les ententes de contribution, surtout détaillant davantage la description des coûts admissibles. Les renseignements sur les risques pourraient mieux guider le travail de vérification des projets et faire que les projets plus risqués soient examinés de manière plus approfondie.

Recommandation

On devrait renforcer la gestion des ententes de contribution afin de porter attention aux dates importantes et d’agir en conséquence. Les dates importantes comprennent : la date d’achèvement du projet, la date de présentation des demandes d’avances et les échéances de présentation des rapports trimestriels. L’automatisation de la gestion des ententes de contribution aiderait les agents à prendre des mesures plus proactives en produisant un rapport qui soulignerait les dates importantes à venir. Afin de favoriser un plus grand respect des dispositions et plus de clarté, les ententes de contribution devraient préciser les attentes pour la description des projets et les coûts admissibles ou non.

Cohérence entre les régions

Les régions communiquent entre elles et avec l’administration centrale par des appels téléphoniques hebdomadaires des directeurs généraux et d’autres personnes, par la participation au groupe de travail sur la surveillance et les paiements ainsi que par la formation donnée. Une amélioration des communications existantes permettrait de rationaliser davantage les processus, d’éviter les chevauchements et d’être plus efficaces. Une bonne communication est également essentielle à la gestion des projets visant l’ensemble de l’Ouest. On gagnerait à tenir des réunions régulières où on partagerait des pratiques exemplaires, échangerait des conseils sur les dossiers et cernerait les besoins de formation.

En Alberta, on a examiné la possibilité d’élaborer une demande de propositions qui pourrait servir aux les autres régions. On a déjà élaboré et utilisé avec succès une demande de propositions en Saskatchewan pour le sous-programme Le Canada célèbre la Saskatchewan. Cet outil servirait à élargir la clientèle et permettrait à DEO d’établir des relations avec de nouveaux auteurs de propositions. Les clients actuels de DEO sont souvent des clients qui reviennent et qui ont déjà travaillé avec le Ministère sur un certain nombre de projets. En trouvant de nouveaux clients, DEO s’ouvrirait de nouveaux débouchés et élargirait ses secteurs d’activités sans sortir de son mandat général.

Recommandation

Afin de rehausser la transparence et d’élargir la clientèle, on devrait examiner la possibilité d’élaborer une demande de propositions pour certaines initiatives, comme on l’a fait en Saskatchewan avec le sous-programme Le Canada célèbre la Saskatchewan. On prévoit que la demande de propositions suscitera un certain nombre de projets visant l’ensemble de l’Ouest. Dans le but d’augmenter la cohérence entre les régions et de gérer ce genre de projets pour tout l’Ouest, il importerait de rehausser la communication et le partage d’information entre les régions et l’administration centrale par des moyens appropriés, comme des rencontres régulières, des téléconférences et des discussions informelles ponctuelles.

Mesure du rendement

Comme c’est le cas pour les autres ministères et organisations, la mesure du rendement est un élément nouveau et en pleine évolution à DEO. Il est difficile de trouver une définition de la réussite qui convienne à l’ensemble du Ministère, mais on s’efforce actuellement de choisir des indicateurs utiles et de colliger des données sur les résultats dont les gestionnaires puissent se servir pour leurs rapports ministériels. Le but ultime consiste à élaborer des indicateurs pertinents qu’on peut non seulement collecter, mais aussi utiliser pour éclairer le processus décisionnel.

On doit choisir des indicateurs précis, mesurables, atteignables, réalistes et assortis d’une échéance précise, et qui tiennent compte des ressources disponibles.

En ce qui concerne la collecte de renseignements sur le rendement, les agents ne savaient pas vraiment à qui allait incomber le suivi et la collecte de l’information. Il en découle que l’information n’est pas toujours recueillie et pas non plus disponible pour éclairer le processus décisionnel.
 
Recommandation

DEO devrait continuer d’améliorer le processus de mesure du rendement des projets afin d’enrichir son fonds de renseignements sur les résultats liés aux résultats stratégiques du Ministère. Il serait également bon de définir clairement les rôles et les responsabilités à l’égard de la mesure du rendement et de les faire connaître à tout le personnel qui participe aux différentes étapes de la gestion des ententes de contribution.