Politiques et procédures de vérification recommandées

La présente section renferme les politiques et les procédures particulières que nous recommandons d'adopter, au besoin, pour atteindre les objectifs de vérification des contributions. Chaque groupe de politiques est suivi d'une brève justification des politiques recommandées.

Ces politiques sont censées être obligatoires. Dans certains cas, il faut suivre certaines procédures particulières pour appliquer la politique. Toutes ces procédures obligatoires sont décrites à la suite des politiques auxquelles elles se rapportent.

Les politiques de la présente section portent sur les sujets suivants :

1. Sélection des vérifications;
2. Sélection des vérificateurs;
3. Coordination;
4. Énoncé des travaux;
5. Méthode;
6. Produits livrables;
7. Suivi des résultats.

1. Sélection des vérifications

1.1. Procédures de sélection de l'échantillon de vérification

Politiques recommandées

1.1.1 L'échantillon de vérification sera sélectionné parmi les projets du PDEO et du PIIC qui sont en cours durant l'année financière et qui ont reçu au moins un paiement de contribution. L'échantillon comprendra des projets issus des deux programmes.

1.1.2 DEO doit recevoir chaque année des opinions de vérification pour un nombre suffisant de projets, de manière à ce qu'il soit possible de faire, avec un niveau de fiabilité de 90 % et une marge d'erreur de plus ou moins 5 %, des estimations sur le nombre total de projets qui sont en conformité avec les modalités des accords de contribution.

1.1.3 L'échantillon de vérification devrait être réparti en deux strates :

• 1 ère strate : projets à risques élevés. Tous les projets dont le taux de risque est élevé (échantillon de 100 %); et
  
• 2 e strate : projets sélectionnés de façon aléatoire, parmi ceux qui ne font pas déjà partie de la 1 ère strate.
  

1.1.4 La taille de l'échantillon de la 2 e strate doit permettre de présenter des résultats distincts pour cette strate, avec un niveau de fiabilité de 90 % et une marge d'erreur de +/- 5 %.

Justification des politiques

Les politiques concernant l'échantillon des projets à vérifier ont pour but :

• de démontrer que DEO administre les deniers publics de manière objective et défendable. DEO sera en mesure de présenter une estimation du pourcentage de projets qui ont fait l'objet de paiements de contribution dans l'année financière en cours et qui étaient essentiellement en conformité avec l'accord qui les concerne;
  
• d'obtenir des données significatives (c.-à-d. statistiquement valides) qui permettront de contrôler l'efficacité de ses activités d'évaluation et de surveillance de projets, et de vérification des demandes de règlement;
  
• d'accroître les probabilités de faire l'objet de vérifications à un niveau tel que la vérification des contributions puisse constituer un facteur dissuasif contre la présentation de demandes de règlement inappropriées.

Les modalités prescrites pour le PDEO et le PIIC, qui sont à la base des accords de contribution, sont similaires. De plus, DEO utilise essentiellement les mêmes activités de surveillance et de vérification pour les projets du PDEO et du PIIC. Par conséquent, et par souci d'efficacité, un échantillon de vérification peut contenir des projets issus des deux programmes.

DEO doit redoubler de vigilance dans le cas des projets à risques élevés. En outre, dans l'hypothèse que les risques aient été évalués correctement, les probabilités que ces projets ne respectent pas leur accord de contribution devraient, a priori, être plus élevées que pour l'ensemble des projets. Par conséquent, il importe de stratifier l'échantillon en fonction des risques présentés par les projets, non seulement par prudence, mais aussi pour améliorer l'efficacité des travaux de vérification des contributions.

La taille de l'échantillon sera suffisante pour présenter des résultats significatifs pour l'ensemble de DEO, mais il serait trop onéreux d'essayer d'obtenir des résultats statistiquement significatifs pour chaque région ou pour chaque programme. Compte tenu des critères d'échantillonnage, les probabilités qu'un projet soit sélectionné seraient égales dans chaque région et pour chaque programme.

Les politiques recommandées feront passer la taille de l'échantillon à au moins 35 vérifications par année financière. En plus des projets compris dans l'échantillon, DEO pourrait choisir de vérifier des projets qui répondent à certains critères spéciaux, dans le but d'analyser des éléments (régions ou programmes particuliers, p. ex.) qui présentent des risques élevés ou qui posent problèmes, ou pour augmenter l'effet de dissuasion (pour une catégorie de bénéficiaire, p. ex.).

L'échantillon est fondé sur des projets, et non pas sur des demandes de règlement. Cette méthode, plus efficace, accorde à DEO la souplesse dont elle a besoin pour vérifier des groupes de demandes de règlement.

Procédures à suivre

1.1.a Coordination centrale

Comme l'échantillon sera prélevé à partir de tous les projets admissibles, peu importe la région, sa création doit être centralisée. DEO doit élaborer des procédures et des responsabilités obligatoires conçues expressément pour :

• tenir un registre des projets et des renseignements qui serviront à constituer l'échantillon;
  
• constituer des échantillons pour chaque strate;
  
• transmettre des fonds aux régions pour leur permettre d'embaucher des vérificateurs à contrat, en fonction de l'échantillon sélectionné.

1.1.b Établissement de la taille des échantillons

L'échantillon de la 1 ère strate est composé de la totalité des projets qui présentent des risques élevés. La taille de l'échantillon de la 2 e strate doit être établie en fonction d'une méthode d'échantillonnage aléatoire simple et doit être calculée en fonction d'un niveau de fiabilité de 90 % et d'une marge d'erreur de plus ou moins 5 %. Pour réduire au minimum le nombre de vérifications effectuées, DEO devrait prendre en considération ce qui suit :

• Partir du principe que le taux de conformité atteint 100 % (pourcentage de vérifications sans réserves) et prélever d'autres échantillons, au besoin, si le taux de conformité est inférieur. Cette hypothèse est plausible étant donné que DEO examine toutes les demandes de règlement associées aux projets. Tous les problèmes de conformité devraient être détectés et rectifiés par l'intermédiaire de ce procédé.
  
• Déterminer si les projets sélectionnés ont déjà été vérifiés par un autre organisme, d'une manière qui répondrait aux exigences de DEO (voir les politiques recommandées aux sections 3.1.1 et 3.1.2).
  

La taille des échantillons des années subséquentes devrait être établie en fonction d'un taux de conformité égal ou inférieur à celui de l'année précédente.

1.2 Critères de sélection

Politique recommandée

1.2.1 Les critères de sélection des projets à vérifier sont établis selon les strates suivantes :

	Critères de sélection
1 ère strate : risques élevés	Tous les projets actifs pour lesquels des contributions ont été versées dans l'année financière en cours et dont le taux de risque est « élevé », selon l'outil d'évaluation des risques du PDEO et du PIIC.
2 e strate : aléatoire	Échantillonnage aléatoire simple de tous les projets pour lesquels des contributions ont été versées durant l'année financière en cours et qui ne sont pas admissibles à la 1 ère strate. DEO pourrait envisager d'utiliser une autre méthode d'échantillonnage probabiliste, comme l'échantillonnage systématique fondé sur le calcul d'un intervalle en dollars. Cette méthode ferait nettement pencher l'échantillon du côté des projets dont la valeur en dollars est plus importante, d'autant plus qu'il faudrait en faire état au moment de diffuser les estimations du taux de conformité général de DEO.

Justification de la politique

Ces critères de sélection répondent directement aux exigences d'échantillonnage propres à chaque strate et éliminent toute ambiguïté et la nécessité d'exercer un jugement sur la façon dont les projets devraient être sélectionnés en vue de les soumettre à la vérification.

1.3 Évaluation des risques

Politiques recommandées

1.3.1 Les projets à risques élevés doivent être détectés à l'aide d'un outil d'évaluation des risques conçu pour les projets du PDEO et du PIIC.

1.3.2 L'évaluation des risques de chaque projet doit être examinée tous les ans et à mesure que l'on obtient de nouveaux renseignements (p. ex., par le biais d'activités de surveillance régulières).

1.3.3 La cote « risque élevé » doit désigner les projets qui présentent des risques importants de dérogation aux modalités financières ou non financières de l'accord de contribution qui les concerne.

Justification des politiques

L'outil d'évaluation des risques officialise les perceptions que les agents peuvent avoir quant aux risques présentés par les projets, et favorise l'uniformisation des méthodes d'évaluation des risques.

Procédures à suivre

1.3.a Examen et actualisation des outils d'évaluation des risques

Les outils d'évaluation des risques utilisés actuellement pour les programmes PDEO et PIIC doivent être standardisés et modifiés pour refléter plus exactement les risques présentés par les projets. L'annexe C renferme des suggestions de critères d'évaluation des risques, lesquels critères sont regroupés en trois catégories d'éléments de risque :

• Risques présentés par le bénéficiaire
• Risques présentés par le projet
• Risques de non-conformité

De plus, les éléments de risque doivent être pondérés pour que leur impact sur le score total reflète leur impact sur le risque qu'un projet déroge aux modalités qui lui sont attribuées. DEO doit suivre les incidents de non-conformité temporaire ou complète et les mettre en corrélation avec les éléments de risque et les scores. Il doit, au besoin, ajuster les éléments de risque et les pondérations pour améliorer, au fil du temps, le pouvoir de prédiction de l'évaluation du risque.

1.3.b Suivi de l'évaluation des risques

Pour détecter les projets à risque élevé qu'il faudra soumettre à des vérifications et pour établir des corrélations entre les incidents de non-conformité et les éléments de risque et les scores, DEO doit tenir un registre central des cotes de risque de chaque projet.

1.4 Fréquence et calendrier d'exécution

Politiques recommandées

1.4.1 La vérification des contributions devrait avoir lieu après que DEO aura terminé son examen interne des demandes de règlement présentées jusque-là pour le projet en cause et dans les 90 jours suivant la fin de l'année financière durant laquelle les demandes de règlement ont été traitées.

1.4.2 DEO devrait établir aux trimestres quels sont les projets qui devront être vérifiés, tout en s'assurant que tous les projets qui font partie de la population de la 2 e strate ont des probabilités égales d'être sélectionnés durant l'année.

Justification des politiques

L'exécution de vérifications après un examen documentaire :

• augmentera l'efficacité des vérifications pour ce qui est d'aider à déceler des faiblesses potentielles des procédures de vérification des demandes de règlement;
  
• permettra aux agents de surveillance des projets de DEO de faire des suggestions sur la focalisation des vérifications, surtout en ce qui concerne les sujets de préoccupation et l'observation des modalités;
  
• permettra à DEO de partir du principe que le taux de conformité initial atteint 100 %, afin de déterminer la taille de son échantillon.
  

Le calendrier que nous recommandons d'utiliser pour l'exécution des vérifications est choisi de manière à étaler les vérifications tout au long de l'année. DEO pourrait toutefois décider qu'il serait plus simple de sélectionner et de vérifier tous les projets après la fin de l'année financière. Cette façon de procéder pourrait mettre à rude épreuve les ressources de vérification de CVC.

Procédures à suivre

DEO devrait choisir les projets à vérifier en suivant les indications du tableau suivant :

	Calendrier et fréquence
1 ère strate : risques élevés	Les projets seront vérifiés au moins une fois l'an : Au moment de déterminer qu'un projet présente des risques élevés; Lorsque jugé nécessaire pour donner suite à des vérifications antérieures ou à des problèmes connus; ou Lorsque la logistique le permet (p. ex., pas tous à la fin de l'année financière; coordination avec d'autres organismes).
2 e strate : aléatoire	Les projets seront vérifiés une fois l'an, après avoir été sélectionnés aux trimestres parmi le quart des projets admissibles, selon l'estimation du total annuel, à l'exception des projets envisagés durant les trimestres antérieurs de l'année financière en cours.

2. Sélection des vérificateurs

Politique recommandée

2.1.1 La vérification des contributions doit être effectuée par un vérificateur qualifié, qui est autorisé à émettre des opinions de vérifications financières dans la province du bénéficiaire et qui n'a aucun lien de dépendance avec le bénéficiaire, ni avec tous les partenaires de ce dernier, y compris DEO et d'autres bailleurs de fonds.

2.1.2 DEO doit embaucher à contrat des vérificateurs externes qui devront respecter des modalités précises pour effectuer la vérification de ses contributions.

Justification de la politique

En plus de satisfaire aux exigences des organismes centraux, cette politique est conforme aux pratiques exemplaires utilisées pour garantir l'objectivité et le professionnalisme des vérifications.

3. Coordination

Politique recommandée

3.1.1 Lorsque la situation le permet et s'il convient de le faire, DEO devrait coordonner ses activités de vérification des contributions versées pour les projets de son échantillon avec celles d'autres organismes de financement.

3.1.2 DEO peut accepter, pour certains projets choisis, les résultats des vérifications de contributions qui ont été effectuées par un autre organisme de financement, si la vérification et autres travaux connexes répondent aux objectifs de vérification de DEO et respectent tous les éléments de l'énoncé des travaux exigés (voir la section 4, intitulée Énoncé des travaux).

Justification de la politique

Cette politique aide à réduire le nombre de vérifications redondantes qui sont effectuées la même année pour un seul projet et par plusieurs partenaires de financement. La coordination des vérifications, particulièrement entre ministères fédéraux, est recommandée dans les lignes directrices émises par les organismes centraux.

4. Énoncé des travaux

Politiques recommandées

4.11 L'énoncé des travaux à exécuter doit être défini de manière à remplir les objectifs de la vérification des contributions.

4.1.2 La portée des vérifications et l'étendue des responsabilités assumées par le vérificateur doivent être clairement définies par écrit, et ce, pour chaque vérification. La nature des demandes de règlement et les modalités précises de l'accord qui fera l'objet de vérifications pourraient varier considérablement, de sorte qu'il importe que la teneur des vérifications soit clairement comprise et acceptée.

4.1.3 La portée des vérifications et les questions qui feront l'objet d'un rapport ne doivent pas dépasser les compétences professionnelles du vérificateur.

4.1.4 La mission de vérification devrait énoncer clairement les critères que le vérificateur utilisera pour évaluer la conformité. Les critères sont des repères qui permettent d'évaluer l'objet de la mission. En l'absence de critères appropriés, la vérification peut donner lieu à de fausses conclusions. Les critères qui conviendront seront caractérisés par la pertinence, la fiabilité, la neutralité, l'intelligibilité et l'intégralité.

4.1.5 DEO doit définir clairement tout autre élément qui fera l'objet d'un examen (surtout les principales modalités) et qui feront partie de l'énoncé des travaux à exécuter.

Justification des politiques

Les politiques recommandées sont conformes aux pratiques exemplaires employées par les professionnels de la vérification.

Procédures à suivre

Après la sélection des vérifications, DEO doit clairement définir l'énoncé des travaux que doit exécuter le vérificateur. Cette tâche doit être accomplie dans le contexte des objectifs particuliers de la vérification des contributions de DEO.

Pour chaque projet ou demande de règlement qui sera sélectionné en vue des vérifications, DEO devra définir l'étendue précise des vérifications à exécuter concernant la ou les demandes de règlement à vérifier, ainsi qu'une période comptable pour vérifier les contributions reçues.

Toutes les vérifications devraient porter à tout le moins sur les constats suivants :

• Les fonds reçus de toutes sources pour le projet ont été consignés en entier et avec exactitude dans des rapports.
  
• Les frais réclamés dans le cadre du projet sont exacts et recevables.
  
• Les frais réclamés sont admissibles et respectent l'accord de contribution ainsi que les lignes directrices du Ministère et des organismes centraux.
  

Pour chaque projet ou demande de règlement sélectionnée, DEO doit définir clairement les éléments supplémentaires qui devront être examinés.

La responsabilité de rendre compte du respect des modalités de l'accord de financement incombe au bénéficiaire du financement. La responsabilité du vérificateur consiste à indiquer dans son rapport si le bénéficiaire a respecté ou non les modalités de l'accord de financement. Le bénéficiaire doit préparer et fournir des rapports et des preuves suffisantes selon lesquelles il a respecté les modalités de l'accord. L'insuffisance des rapports et/ou des preuves à l'appui du respect de l'accord devrait être signalée.

5. Méthode

Politiques recommandées

5.11 Toutes les vérifications doivent être effectuées en conformité avec les normes de vérification généralement reconnues, établies par le chapitre 5815 du Manuel de l'Institut canadien des comptables agréés (le manuel de l'ICCA), intitulé Rapports de vérification sur le respect des dispositions contractuelles, légales ou réglementaires (ci-après « chapitre 5815 »). Le chapitre 5815 donne des indications au vérificateur qui a reçu le mandat de formuler une opinion sur le respect, par un client, des critères établis par des dispositions contractuelles, légales ou réglementaires.

5.1.2 Le vérificateur devrait respecter les normes générales et les normes d'examen prescrites au chapitre 5100 du manuel de l'ICCA, comme suit :

Norme générale

Le travail de vérification et la rédaction du rapport doivent être effectués, avec diligence et objectivité, par une ou des personnes ayant une formation technique et une compétence professionnelle suffisantes en vérification.

Normes de travail

1. Le vérificateur doit planifier adéquatement et exécuter convenablement le travail en se fondant notamment sur une connaissance suffisante des activités de l'entité. Le travail des assistants doit être supervisé convenablement.
   
2. Le vérificateur doit acquérir une compréhension suffisante du contrôle interne pour pouvoir planifier sa mission. Lorsque le vérificateur établit que le risque de non-contrôle est inférieur au maximum, il doit réunir au moyen de tests des contrôles, des éléments probants suffisants et adéquats pour étayer son appréciation.
   
3. En ayant recours à l'inspection, l'observation, la prise de renseignements, la demande de confirmation, le calcul, l'analyse, etc., le vérificateur doit réunir des éléments probants suffisants et adéquats pour servir de fondement raisonnable à son rapport.

Justification

Les politiques que nous recommandons sont conformes aux pratiques exemplaires adoptées par les professionnels de la vérification et ont pour objet de faire en sorte que les vérifications répondent aux normes de vérification généralement reconnues au Canada.

Procédures à suivre

Vérification

Les vérifications devraient être appuyées par un plan adéquat. À l'étape de la planification, le vérificateur devrait confirmer que l'étendue des vérifications correspond aux directives fournies par DEO.

Le vérificateur devrait planifier et effectuer les vérifications de manière à obtenir l'assurance raisonnable, mais pas absolue, que la demande de règlement présentée par le client respecte, à tous égards importants, les critères établis par les dispositions de l'accord de financement. Dans le domaine de la vérification, il n'est pas possible d'obtenir des assurances absolues, en raison des facteurs suivants : la nature des éléments probants auxquels le vérificateurs a accès, qui s'appuient sur des tests et sur des éléments de preuve dont la majeure partie sont de nature convaincante plutôt que concluantes; les limites propres aux contrôles internes; les caractéristiques de la fraude.

Compte tenu des caractéristiques de la fraude, qui peut aller de la tentative de dissimulation jusqu'à la collusion et la fabrication de faux documents, il se peut que les normes de vérification généralement reconnues au Canada ne permettent pas de détecter la présence d'une fraude. En outre, même si la mise en place de contrôles internes efficaces réduit la probabilité que des erreurs, des fraudes ou des gestes illégaux aient lieu et qu'ils échappent à toute détection, elle n'élimine pas entièrement cette possibilité. Par conséquent, il existe un risque que des erreurs importantes, des fraudes et autres actes illégaux puissent avoir lieu et ne soient pas détectés par une vérification exécutée en conformité avec les normes de vérification généralement reconnues au Canada. De plus, la vérification ne sera pas conçue de manière à détecter des anomalies qui n'ont aucun rapport avec la demande de règlement.

Autres questions

Le vérificateur devrait tenir compte de l'environnement de contrôle et déterminer s'il peut faire suffisamment confiance aux contrôles internes au moment de planifier la vérification.

Bien qu'il ne soit pas embauché pour faire rapport sur les contrôles internes des bénéficiaires, le vérificateur devrait signaler à DEO, au sujet de la structure de contrôle interne du bénéficiaire, toute lacune importante qui est portée à son attention au cours des travaux de vérification.

Le vérificateur devrait confirmer que tout travail supplémentaire que DEO lui demande d'effectuer en regard de modalités importantes ne dépasse pas ses compétences professionnelles.

Le vérificateur et DEO devraient s'entendre sur la manière dont seront présentés les rapports sur des questions concernant le respect des principales modalités. Le vérificateur devrait planifier son travail en conséquence, afin de pouvoir présenter correctement les rapports voulus.

6. Produits livrables

6.1 Rapports

Politique recommandée

6.1.1 Le vérificateur doit produire une opinion écrite selon laquelle la demande de règlement ou le groupe de demandes de règlement respecte à tous égards importants les critères décrits dans l'accord de contribution. L'opinion devrait être jointe à l'état des demandes de règlement et des contributions vérifiées.

6.1.2 Le vérificateur devrait justifier ses conclusions et les rajustements de demandes de règlement qu'il recommande.

6.1.3 Le vérificateur devrait fournir la liste des éléments de conformité qu'il a examinés, des éléments probants qu'il a étudiés et d'autres constatations connexes.

6.1.4 Le vérificateur devrait produire un aperçu des procédures de suivi du rendement et de ses constatations concernant la vraisemblance des procédures et des résultats qui ont été présentés.

6.1.5 Le vérificateur devrait présenter des observations et des constatations générales concernant des questions qui ne relèvent pas précisément de l'énoncé des travaux de vérification, mais qui pourraient intéresser DEO, dans le cadre de ses activités d'évaluation ou de gestion du projet.

Justification de la politique

Le rapport du vérificateur doit répondre aux objectifs particuliers de la vérification des contributions. Le vérificateur ne devrait pas faire de recommandations dans son rapport, mais laisser plutôt à DEO le soin d'interpréter les résultats de la vérification et de prendre les mesures qui s'imposent pour remédier à la situation. Cette méthode permet à DEO de réagir aux résultats de la vérification d'une manière qui correspondra le mieux à son désir de voir réussir chaque projet et de continuer à entretenir des relations avec d'autres bailleurs de fonds, ainsi qu'avec le bénéficiaire.

Il n'est pas généralement admis, dans la pratique, de demander à voir les documents de travail des vérificateurs ou d'en obtenir des copies. Il n'y a pas de motif impérieux pour lequel DEO devrait examiner les documents de travail des vérificateurs.

6.2 Opinion de vérificateur

Politiques recommandées

6.2.1 Le rapport du vérificateur devrait porter sur le travail de vérification effectué au regard des objectifs suivants :

• Les fonds reçus de toutes sources pour le projet ont été consignés intégralement et avec exactitude;
  
• Les frais réclamés dans le cadre du projet sont exacts et recevables;
  
• Les frais réclamés sont admissibles et respectent l'accord de contribution ainsi que les lignes directrices du Ministère et des organismes centraux.

6.2.2 Le rapport du vérificateur devrait répondre aux normes établies dans le chapitre 5815 du manuel de l'ICCA.

6.3.3 Le vérificateur devrait indiquer clairement quelles étaient les clauses de l'accord qui ont fait l'objet de vérifications. Le vérificateur devrait aussi expliquer toutes les interprétations qu'il a faites des dispositions de l'accord pour présenter ses conclusions dans le rapport.

Procédures à suivre

Le lecteur trouvera à la page suivante un exemple de rapport de vérification qui respecte les politiques recommandées. DEO devrait demander aux vérificateurs d'utiliser ce rapport type pour tous les travaux de vérification des contributions, quitte à y apporter des modifications si des situations particulières se présentent.

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RAPPORT DE VÉRIFICATION PRÉSENTÉ À DEO

J'ai vérifié la conformité de la demande de règlement numéro... présenté par XYZ, avec les critères définis dans diverses sections de l'Accord de DEO (« l'Accord »), daté du xx . La conformité avec les critères définis par les dispositions de l'Accord est sous la responsabilité de la direction de XYZ et dépend de l'interprétation des dispositions, qui est décrite plus en détail dans la note 1 ci-jointe. Ma responsabilité consiste à exprimer une opinion sur cette conformité en me fondant sur ma vérification.

J'ai effectué ma vérification conformément aux normes de vérification généralement reconnues au Canada. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir l'assurance raisonnable que XYZ s'est conformé aux critères définis dans les dispositions de l'Accord dont il est fait mention ci-dessus. La vérification comprend le contrôle, au moyen de tests, des éléments probants à l'appui de la conformité. Elle comprend également l'évaluation de la conformité dans son ensemble avec l'Accord et, le cas échéant, des principes comptables suivis et des estimations importantes faites par la direction.

À mon avis, au 31 décembre 20XX, XYZ est en conformité, à tous égards importants, avec les critères décrits dans les sections ...... à ...... de l'Accord.

(signé par).............................................

Ville

Date
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6.3 Procédures de production de rapport

Politiques recommandées

6.3.1 Le vérificateur doit présenter à DEO les résultats de la vérification des contributions dans les 15 jours suivant la fin des travaux de vérification.

6.3.2 Le vérificateur doit accorder à DEO la possibilité de discuter du rapport dans les 10 jours suivant la date de réception du rapport.

6.3.3 Les rapports de vérification doivent être présentés à l'agent de DEO chargé des projets soumis à des vérifications, ainsi qu'à l'administration centrale de DEO.

Justification des politiques

Pour la vérification des contributions, il importe d'établir des délais d'exécution, afin que DEO reçoive les résultats à temps pour prendre, si nécessaire, les mesures correctives qui s'imposent et pour agréger et communiquer les résultats. Beaucoup d'interviewés ont manifesté le désir de participer à une séance d'information avec les vérificateurs pour clarifier toute constatation présentée dans le rapport de vérification.

Il importe que les agents responsables de la surveillance des projets à DEO et qu'un coordonnateur de la vérification, à l'administration centrale, reçoivent les rapports de vérification. Ces agents sont les personnes les mieux placées pour interpréter les résultats et prendre toute mesure nécessaire. Cependant, pour repérer les résultats des travaux de vérification et pour éviter les problèmes de partialité chez les agents, il est tout aussi important que l'administration centrale reçoive une copie de chaque vérification.

7. Suivi des résultats

Politique recommandée

7.1.1 Les résultats de la vérification des contributions doivent être suivis et agrégés à l'échelle de l'organisation, pour que DEO puisse :

• Déceler des tendances ou des problèmes récurrents;
  
• Ajuster ses critères de sélection et d'évaluation des risques;
  
• Cerner toute possibilité d'améliorer ses procédures de surveillance et de vérification des demandes de règlement;
  
• Déterminer s'il convient de stratifier davantage l'échantillon de vérification;
  
• Faire des estimations sur le respect général des modalités des projets et produire des rapports à cet effet.

Justification de la politique

Les résultats des vérifications doivent être agrégés et utilisés de manière que DEO puisse tirer de la vérification des contributions des avantages supérieurs à ceux qui sont associés uniquement à la vérification des projets individuels.