Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
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Annexe D - Observations et recommandations spécifiques pour les régions
A) Colombie-Britannique
1.Documentation pour les coûts admissibles
Observation
DEO se fie à l'information sommaire sur les dépenses qu'il reçoit ainsi qu'au travail de vérification des projets effectué par les vérificateurs internes provinciaux et par les vérificateurs de projets de DEO. Le Ministère d'obtient pas de factures à l'appui des dépenses et n'exerce pas de surveillance à cet effet.
La documentation pour les 13 projets que nous avons examinés consistait en une feuille sommaire des dépenses et une liste des factures et des détails généraux des grands livres. Pour trois de ces dossiers, aucune demande n'avait été présentée. Des dix autres, un avait une certaine documentation sur les factures. Cela est conforme aux procédures pour le traitement des demandes en Colombie-Britannique.
Importance
La principale préoccupation est l'importance du contrôle exercé sur les coûts des projets lorsqu'on les considère en conjonction avec l'étendue des travaux de vérification effectués. Trente-huit (38) vérifications financières ont été effectuées. Sur ce total, 17 portaient sur les 66 projets à risques élevés sélectionnés. Ces vérifications donnent une très bonne assurance en ce qui a trait aux coûts admissibles. Cependant, on pourrait atténuer le risque relatif aux coûts non admissibles en obtenant de l'information sur les factures pour les coûts des projets à risques élevés.
Recommandation
Nous recommandons que DEO examine l'ampleur de la documentation à obtenir pour tous les projets. L'obtention des factures à l'appui des coûts de projets pourrait réduire l'étendue du travail de vérification nécessaire tout en minimisant les risques.
Réponse régionale de DEO
Les recommandations ont été discutées avec les principaux membres du Secrétariat commun du programme. Trois points ont été soulevés en réponse à la recommandation portant sur les lois environnementales en Colombie-Britannique, les procédures en place et les résultats de la vérification à ce jour.
Premièrement, la Charte des collectivités (projet de loi 14-2003) est entrée en vigueur en janvier 2004 en Colombie-Britannique. Elle confère une plus grande autonomie aux municipalités et une meilleure imputabilité et de meilleurs services pour les contribuables locaux. On la perçoit comme l'acte législatif le plus habilitant au Canada pour les administrations locales. Elle va plus loin que toute loi provinciale pour reconnaître les administrations municipales comme un ordre de gouvernement. Elle reconnaît que des pouvoirs municipaux rehaussés sont contrebalancés par une responsabilisation publique accrue. La charte fournit de nouveaux outils de responsabilisation, comme des réunions publiques et des rapports annuels obligatoires. Étant donné que l'entente est entre le Canada et la Colombie-Britannique, laquelle administre le contrat avec le bénéficiaire, on peut en déduire naturellement que notre relation avec les deux parties devrait suivre les mêmes principes.
Deuxièmement, les formulaires de demande que les bénéficiaires présentent à la Colombie-Britannique sont signés par deux fonctionnaires municipaux, lesquels sont généralement des ingénieurs ou des comptables professionnels. Sur chaque demande, le bénéficiaire autorise les coûts qui sont : 1) encourus et payés; 2) attribuables au projet; 3) admissibles; 4) nets des remboursements de taxes et conformes au programme Infrastructures Canada-Colombie-Britannique.
En outre, la Colombie-Britannique autorise chacune des demandes avant de les présenter pour le remboursement de la part du fédéral.
Enfin, les résultats des vérifications à ce jour n'ont révélé aucune question notable sur des coûts non admissibles. On peut donc en conclure que le risque est faible. Par conséquent, le mérite de consacrer des ressources rares à la présentation, la collecte, l'analyseet l'entreposage de données à ce sujet peut être mis en doute. Étant donné les conditions actuelles du marché de la construction en Colombie-Britannique, les projets dépassent souvent les coûts, et un coût non admissible peut facilement être remplacé par une demande pour un coût admissible.
Le travail de vérification pour le programme va au-delà de l'examen des coûts admissibles et, en soi, le fait de demander aux bénéficiaires de présenter les factures avec leurs demandes peut ne pas avoir une grande incidence sur le nombre de vérifications effectuées.
B) Alberta
1. Surveillance des risques environnementaux
Observation
La surveillance des mesures d'atténuation des risques environnementaux ne se fait pas assez tôt pendant la durée du projet pour éviter le risque de non-respect des lois pour une période plus longue que nécessaire.
Il existe de bons renseignements sur l'examen environnemental préalable avant le début du projet, et des mesures d'atténuation ont été clairement identifiées. On a pu également voir clairement des rapports à cet égard sur les projets terminés.
Importance
Comme la fin des projets est souvent retardée, la fin du traitement pour les facteurs d'atténuation est aussi retardée. On pourrait améliorer le processus en cernant les projets à risques environnementaux élevés et en soutenant l'achèvement des facteurs d'atténuation à une étape plus hâtive dans le processus.
Recommandation
Nous recommandons que le Secrétariat cerne les projets à risques environnementaux élevés et surveille les mesures d'atténuation nécessaires afin qu'elles soient terminées à une étape plus hâtive dans la durée du projet.
Réponse régionale de DEO
On convient que la surveillance des efforts d'atténuation devrait se faire pendant toute la construction.
C) Saskatchewan
1. Surveillance des risques environnementaux
Observation
La surveillance des mesures d'atténuation des risques environnementaux ne se fait pas assez tôt pendant la durée du projet pour éviter le risque de non-respect des lois pour une période plus longue que nécessaire.
En Saskatchewan, DEO obtient dès le début de tous les projets une évaluation environnementale indépendante qui cerne les mesures d'atténuation nécessaires. À la fin du projet, la personne responsable du projet signe une déclaration solennelle à l'effet que les questions d'atténuation ont été réglées. Un exemplaire des questions d'atténuation est joint à la déclaration solennelle avec la documentation, comme des exemplaires des permis, et le tout est versé au dossier. C'est un très bon contrôle qui fonctionne bien.
Importance
Plusieurs années peuvent s'écouler entre le début du projet et la déclaration solennelle. Par conséquent, beaucoup de temps peut s'écouler aussi entre l'identification des mesures d'atténuation nécessaires et la confirmation du respect des lois.
Recommandation
Nous recommandons que le Secrétariat cerne les projets qui comportent des risques environnementaux élevés et qu'il surveille la mise en œuvre des mesures d'atténuation à des étapes plus hâtives du projet.
Réponse régionale de DEO
Le Comité de gestion a décidé de mettre en place l'approche de gestion du risque qui suit pour régler la question soulevée ci-dessus.
Les projets qui entraînent des risques environnementaux importants seront ceux pour lesquels on exige des évaluations environnementales fédérales-provinciales conjointes. Ce sont des projets comme les lieux d'enfouissement de Saskatoon ou de Prince Albert qui posent des risques potentiels importants pour l'environnement.
Pour ces projets, sur réception de la première demande de paiement et avant le versement du premier paiement, on communiquera avec tous les organismes cernés dans la partie sur l'atténuation de l'évaluation environnementale afin de vérifier que tous les permis nécessaires ont été obtenus, que la documentation a été rassemblée et que les procédures nécessaires ont été suivies. Cela permettra d'éliminer les préoccupations soulevées ci-dessus pour les délais en veillant à ce que les mesures d'atténuation soient abordées rapidement ainsi que de confirmer que le projet est construit de manière à régler les questions d'atténuation soulevées dans l'évaluation environnementale.
2. Dossiers de projets fermés avant la fin du projet
Observation
Les dossiers des projets 7381 et 1531 ont été fermés et les contributions fédérales versées avant la fin des travaux. Par conséquent, il existe un risque que l'ensemble du projet ne soit pas terminé comme l'énonçait la demande approuvée.
En outre, dans le cas du projet 1531, le dossier du projet a été fermé sans établir que les atténuations des risques environnementaux avaient été abordées.
Importance
Les gestionnaires de projets n'avaient aucune assurance que le projet avait été mené à bien comme on l'avait prévu.
Recommandation
Nous recommandons que la direction veille à ce que les projets soient terminés et que les atténuations environnementales aient été abordées avant de fermer les dossiers des projets.
Réponse régionale de DEO
Le Comité de gestion a pris une décision stratégique en décidant que, pour les grands projets municipaux où le financement du PICS n'est qu'une petite partie de l'ensemble des coûts admissibles du projet, les fonds du PICS pouvaient être versés avant la fin du projet. La certification environnementale fera cependant l'objet d'un suivi et sera obtenue à une date ultérieure.
L'exemple cité pour le projet 7381 fait partie du programme de remplacement des compteurs d'eau. Dans ce cas, tous les fonds du PICS ont été versés avant que tous les compteurs soient installés parce qu'il y avait suffisamment de coûts admissibles pour le versement de tout le montant. On doit souligner qu'il y a eu un suivi auprès de la municipalité et que le nombre total de compteurs installés a été cerné et saisi dans le SPGII.
Le deuxième exemple, soit le projet 1531, porte sur le Centre culturel de Prince Albert et le fait que le dossier a été fermé avant d'avoir obtenu l'assurance que les atténuations environnementales avaient été abordées. Nous acceptons le fait que la Pièce jointe A n'a pas été versée au dossier. Toutefois, cette question a été réglée par un courrier électronique versé au dossier qui se lit comme suit :
« [TRADUCTION] Le projet n'était terminé qu'à 55 p. 100 en date du 31 juillet 2002. La Pièce jointe A n'a donc pas été incluse dans cette demande. Après avoir discuté avec Deanne, nous avons déterminé que, puisque la vérification de l'évaluation environnementale venait d'être terminée et qu'on n'avait découvert aucune lacune, il n'y avait pas de problème à verser le paiement final. »
La vérification de l'évaluation environnementale pour 2001-2002, qui comprend le projet 1531, a été versée au dossier.
Le Comité de gestion a décidé de poursuivre la politique mentionnée ci-dessus, soit de verser les fonds du PICS pour les projets municipaux avant la fin des projets lorsqu'il existait suffisamment de coûts admissibles pour verser l'ensemble des fonds du PICS. Toutefois, un système de surveillance sera mis en place pour veiller à ce que tous les avantages, les coûts finaux du projet et les mesures d'atténuation de l'évaluation environnementale soient saisis lorsque le projet sera terminé.
D) Manitoba
1. Surveillance de la passation des marchés
Observation
Le niveau de contrôle nécessaire pour que le personnel de DEO puisse en tenir compte en matière de passation des marchés pourrait être plus clair et on pourrait améliorer la justification de l'absence de la passation des marchés. DEO n'a qu'une assurance limitée qu'il y a eu passation de marchés pour les projets.
Un des six dossiers examinés ne contenait aucun document à l'appui d'une passation de marchés. Dans un autre dossier, on ne trouvait qu'une simple note expliquant qu'il n'y avait pas eu d'appel d'offres pour un marché important parce qu'aucun autre fournisseur n'avait l'expérience nécessaire.
Toutes les municipalités du Manitoba doivent lancer des appels d'offres pour les marchés importants en vertu de l'Accord sur le commerce intérieur. En outre, le personnel de DEO maintient un intérêt clé dans les projets qu'il gère. Les dossiers de projets contiennent souvent des références à des passations de marchés découlant d'articles dans les journaux ou d'autres sources. Pour les projets non exploités par les municipalités que nous avons examinés, les appels d'offres étaient exigés en vertu des ententes entre la province et les responsables des projets. Cela fournit une bonne base pour le contrôle sur la passation des marchés.
Importance
Par le passé, le vérificateur général du Canada a exprimé des commentaires sur la nécessité des appels d'offres et le respect de la Politique sur les paiements de transfert. Plus récemment, un certain nombre de projets du secteur public n'ont pas fait l'objet d'une passation de marchés appropriée. Le public s'attend à ce que tous les marchés du gouvernement fassent l'objet d'un appel d'offres. On s'attend également à ce que les ministères participants surveillent ce processus.
On pourrait améliorer le processus de surveillance si on déterminait les projets qui seront considérés comme des risques plus élevés dans un domaine et si DEO demandait et conservait de la documentation spécifique à l'effet qu'il y a eu des appels d'offres lorsque cela s'avère approprié pour ces projets. Les projets à risques plus élevés ne sont généralement pas exploités par les municipalités.
Pour le projet mentionné ci-dessus, où il n'existait pas d'autre fournisseur expérimenté, nous nous serions attendus à une explication plus adéquate et à plus de documentation pour en arriver à cette conclusion étant donné l'importance du marché. Il semble qu'on aurait pu adopter d'autres approches, comme une demande de qualification, avant d'en arriver à la conclusion qu'il n'existait pas d'autre fournisseur valable.
Recommandation
Nous recommandons que DEO révise son processus pour la surveillance de la passation des marchés afin de veiller au respect de la Politique sur les paiements de transfert.
Réponse régionale de DEO
Il importe de souligner que la question de la passation des marchés ne fait pas partie de l'entente du programme Infrastructures Canada-Manitoba (PICM), ni des lignes directrices ou des politiques fédérales sur le PIC. En outre, le paragraphe 5.1 de l'entente du PICM stipule que : « Tous les contrats que doit conclure le Manitoba ou un requérant avec une tierce partie en vue de la réalisation d'un projet seront octroyés et gérés conformément aux procédures administratives, contractuelles et de gestion en vigueur au Manitoba », où le Manitoba est défini comme « le gouvernement du Manitoba ». Par conséquent, toutes les ententes de contribution sont conclues entre le Manitoba et la partie qui propose le projet. DEO n'est pas une des parties de ces ententes et n'est donc pas à même de stipuler des exigences de passation de marchés au Manitoba ou aux requérants.
Néanmoins, cela ne signifie pas que la passation de marchés n'est pas importante. Le Manitoba a d'ailleurs mis des politiques et des procédures en place à cet effet. Comme nous en avons discuté avec vous, le Secrétariat envoie une lettre détaillée à tous les requérants dont le projet est choisi avant de signer l'entente de contribution. Cette lettre articule toutes les exigences et les attentes en matière de passation de marchés ainsi que tous les protocoles connexes nécessaires pour leur projet. On communique ensuite avec les gestionnaires de projet pour discuter de manière plus approfondie des attentes en matière de passation de marchés. Tous les bénéficiaires, surtout les municipalités, connaissent l'Accord sur le commerce intérieur qui articule les attentes pour la passation de marchés au Manitoba. Notre réponse sur la « passation de marchés » est que le Secrétariat examinera la possibilité d'inclure de la documentation sur la passation de marchés pour le projet dans les dossiers du projet à titre d'exigence pour la gestion des dossiers. Cela s'ajoutera à l'utilisation actuelle de l'Accord sur le commerce intérieur pour les municipalités et rehaussera les détails de la lettre sur les exigences en matière de passation de marchés acheminée à tous les bénéficiaires.
2. Surveillance des risques environnementaux
Observation
La surveillance des mesures d'atténuation environnementales ne se fait pas assez tôt dans la durée du projet pour éviter les risques de non-respect des lois pour une période plus longue que nécessaire.
Il existe de la bonne information sur l'examen environnemental préalable au projet et les mesures d'atténuation étaient clairement cernées. Les rapports sur ces mesures étaient aussi clairs à la fin des projets.
Importance
Comme la fin des projets est souvent retardée, la fin du traitement pour les facteurs d'atténuation est aussi retardée. On pourrait améliorer le processus en cernant les projets à risques environnementaux élevés et en soutenant l'achèvement des facteurs d'atténuation à une étape plus hâtive dans le processus.
Recommandation
Nous recommandons que la direction cerne les projets à risques environnementaux élevés et surveille les mesures d'atténuation nécessaires afin qu'elles soient terminées à une étape plus hâtive dans la durée du projet.
Réponse régionale de DEO
Le Secrétariat examinera la possibilité de mettre en œuvre une politique de gestion de dossier exigeant que le requérant soumette, par l'entremise de son agent de l'entente de contribution, de son ingénieur ou de son consultant, une déclaration sous serment avec chaque demande ou avant la demande finale. La déclaration sous serment énoncera toutes les mesures d'atténuation environnementales cernées dans leur entente de contribution qui ont été respectées ou non.
