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Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel au Parlement 2015-2016

Table des Matières

Introduction

Diversification de l'économie de l'Ouest Canada (DEO) a été établi en 1987 en vertu des dispositions de la Loi sur la diversification de l'économie de l'Ouest canadien (1988), et a le mandat de promouvoir le développement et la diversification de l'économie de l'Ouest canadien et de faire valoir les intérêts de l'Ouest dans l'élaboration et la mise en œuvre des politiques, des programmes et des projets économiques nationaux.  Ce vaste mandat permet au Ministère de mettre en œuvre des initiatives et des programmes adaptés visant à aider la population de l'Ouest canadien à mettre sur pied des entreprises et des collectivités dynamiques, compétitives et innovatrices.

La ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique est responsable de ce ministère.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada (1985), chapitre A-1), qui a été proclamée le 1er juillet 1983, vient compléter la législation canadienne qui se rapporte à la protection de la vie privée des individus et confère à ces derniers le droit d'accéder aux renseignements personnels qui les concernent.  Elle protège aussi la vie privée des individus en interdisant la communication des renseignements personnels qui les concernent à de tierces parties et en leur permettant d'exercer un contrôle strict sur la collecte, la communication et l'utilisation de tels renseignements. Les exceptions nécessaires devraient être limitées et clairement définies.

Le présent rapport décrit comment Diversification de l'économie de l'Ouest Canada a administré la Loi sur la protection des renseignements personnels durant l'exercice de 2015-2016, et répond aux exigences de l'article 72, qui prévoit qu'à la fin de chaque exercice, chacune des institutions fédérales établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente Loi en ce qui concerne son institution.

Administration de la Loi

Structure ministérielle

Diversification de l'économie de l'Ouest Canada (DEO) emploie 306 personnes dans l'Ouest canadien et à Ottawa, notamment des économistes, des agents de commerce et des analystes des politiques qui sont appuyés par des spécialistes de domaines comme les communications, l'administration ministérielle, la gestion financière, les ressources humaines, la gestion de l'information et les technologies de l'information, et l'approvisionnement.

DEO, qui a son administration centrale à Edmonton (Alberta), compte quatre sections régionales (Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan et Manitoba), ainsi que des bureaux à Vancouver, à Edmonton, à Calgary, à Saskatoon, à Winnipeg et un bureau de liaison à Ottawa.

Il incombe à chacun de ces bureaux de chercher et de trouver les documents faisant l'objet de demandes d'accès à l'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels; cela dit, la Section de l'AIPRP est tenue par la loi de mettre en œuvre et de gérer le programme et les services d'AIPRP pour le compte de DEO, et notamment de prendre toutes les décisions relatives à la divulgation ou à la non-divulgation de renseignements en vertu des lois.

Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Section de l'AIPRP, située à Edmonton (Alberta), est responsable de la mise en œuvre et de la gestion des programmes et services liés à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le compte de DEO. Elle fait partie du Direction des finances et de la gestion ministérielle.

En particulier, la Section de l'AIPRP :

  • prend des décisions quant à la suite à donner aux demandes de renseignements personnels;
  • mène des consultations avec d'autres ministères fédéraux, gouvernements provinciaux, administrations municipales et des tiers concernant les questions liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels;
  • fait mieux connaître les lois pour que le Ministère soit réceptif aux obligations imposées par la loi;
  • surveille la conformité du Ministère aux lois, aux règlements, aux procédures et aux politiques et donne des conseils à cet égard;
  • agit comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissaire à l'information, du Commissaire à la protection de la vie privée et d'autres ministères et organismes gouvernementaux.

La Section de l'AIPRP compte trois employés, soit le coordonnateur de l'AIPRP, le coordonnateur adjoint de l'AIPRP et un agent de l'AIPRP. Les coordonnateurs s'acquittent des responsabilités qui leur incombent et assument diverses autres fonctions au sein du Ministère. L'agent de l'AIPRP traite toutes les demandes relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels et s'acquitte de fonctions connexes; il a aussi d'autres responsabilités ministérielles liées à la sécurité, notamment la sécurité du personnel. Globalement, les activités liées à la protection des renseignements personnels ont occupé 0,17 ETP en 2015 2016.

La Section de l'AIPRP est chargée d'élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, directives, systèmes et procédures efficaces pour gérer la conformité du Ministère aux lois. Si la Section de l'AIPRP gère l'administration des lois au sein de DEO, les unités opérationnelles et les bureaux régionaux de l'organisation jouent également un rôle à cet égard. Chaque unité opérationnelle et bureau régional a un agent de liaison de l'AIPRP (qui relève d'un sous ministre adjoint, d'un directeur exécutif ou d'un directeur d'unité opérationnelle). Agissant comme premier point de contact, l'agent de liaison repère les experts à consulter, coordonne la recherche des documents faisant l'objet des demandes de renseignements personnels et assure la liaison avec la Section de l'AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes. La Section de l'AIPRP répond à toutes les demandes présentées en vertu de la Loi.

L'agent de l'AIPRP fournit également des conseils et de l'encadrement aux fonctionnaires de DEO, à d'autres ministères ainsi qu'au public, notamment en organisant des séances de formation et de sensibilisation. Voici la liste des autres activités qui ont été réalisées par la Section de l'AIPRP et qui ont fait l'objet d'un suivi en 2015 2016, en ce qui a trait aux renseignements personnels :

Activité Total
(questions/examens/
courriels/rapports, etc.)
Examiner des questions et réponses parlementaires 56
Examiner et approuver les évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée 2
Autres activités  
Mettre à jour les renseignements sur l'AIPRP dans le site intranet x
Préparer et déposer des rapports annuels et des rapports statistiques x
Gérer les mises à jour d'Info Source et la publication sur le Web x
Participer aux initiatives de gestion de l'information et fournir des conseils en matière d'AIPRP x
Examiner et mettre à jour les pratiques opérationnelles, les procédures et l'élaboration de politiques relatives à l'AIPRP x
Examiner régulièrement et détruire les dossiers relatifs à l'AIPRP, conformément au calendrier de conservation x

La Section de l'AIPRP surveille le traitement de toutes les demandes de renseignements personnels. En raison de la nature confidentielle de ces demandes, celles-ci ne font l'objet d'aucun autre rapport ou suivi de la part d'autres fonctionnaires du ministère.

Délégation de pouvoirs

Conformément à l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, l'honorable Navdeep Bains, ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique, a délégué l'intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels [AIPRP]), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l'AIPRP). La délégation confère aussi à l'agent de l'AIPRP un pouvoir limité. L'ordonnance de délégation émise le 10 juin 2016 est fournie à l'annexe A.

Politiques et procédures ministérielles

Au cours de l'exercice 2015-2016, aucun changement n'a été apporté à l'ensemble des politiques sur la protection des renseignements personnels de DEO à la suite de modifications apportées aux politiques ou aux directives du SCT; toutefois, Section de l'AIPRP a rédigé des procédures pour faciliter et superviser l'application de la Loi sur la communication d'information ayant trait à la sécurité du Canada.

Formation et sensibilisation

Le Ministère n'a pas mené d'activités de formation en matière de protection des renseignements personnels au cours de l'exercice 2015-2016. Toutefois, l'agent de l'AIPRP fournit, s'il y a lieu, des conseils sur les questions relatives à la protection des renseignements personnels aux agents de liaison régionaux de l'AIPRP et aux employés afin d'accroître leur sensibilisation à la Loi.

Une section du site intranet du ministère est également réservée à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend les politiques et les procédures en matière d'AIPRP, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé, des liens vers des sites utiles, les coordonnées des personnes-ressources ainsi que les conseils de la série « Le regard de l'AIPRP ».

Info Source

DEO a apporté des changements considérables à son chapitre d'Info Source (int) de 2015, lequel est affiché sur son site Internet. De nouvelles catégories de documents ont été créées pour que le classement corresponde davantage à l'Architecture d'alignement des programmes de DEO et également pour simplifier la liste.

Le Ministère n'a soumis aucun nouveau fichier de renseignements personnels (FRP) au SCT en 2015-2016.

 

Aperçu des Rapports Statistiques

Les renseignements qui suivent fournissent de l'information contextuelle qui s'ajoute aux données statistiques figurant dans le rapport statistique 2015-2016 de DEO (Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels).

  • Les renseignements personnels recueillis par DEO dans le cadre de ses programmes et de ses activités ne sont divulgués qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis, conformément à l'alinéa 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • DEO n'a divulgué aucun renseignement personnel à d'autres fins que celles qui sont énumérées à l'alinéa 8(2)m) pendant la période visée par le rapport de 2015-2016.
  • DEO n'a reçu aucune plainte au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2015-2016, et aucune demande d'appel ou autre n'a été présentée à la Cour fédérale.
  • DEO n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en 2015–2016.
  • Aucun cas concret d'atteinte à la vie privée n'a été déclaré durant l'exercice 2015-2016.

Demandes reçues au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels

A. Demandes officielles

Entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, DEO a reçu deux demandes officielles de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Ministère n'a jamais reçu un grand nombre de demandes de renseignements personnels, d'où une hausse de 200 p. 100 par rapport à 2014-2015.

Une demande de renseignements personnels a été traitée au cours de la période visée par le rapport. L'autre demande a été reportée à l'exercice 2016-2017.

S'agissant de la demande traitée, au total, 180 pages ont été divulguées en partie, en 17 jours. Ainsi, aucune prorogation n'a été nécessaire. La communication de certains renseignements a été refusée en vertu de l'article 26.

B. Consultations relatives à la protection des renseignements personnels

Entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, DEO a reçu une demande de consultation d'un autre ordre de gouvernement concernant la protection des renseignements personnels. Le Ministère a recommandé la divulgation d'une partie de l'information, soit 31 pages sur 53. La consultation a eu lieu en sept jours.

Coûts opérationnels liés à l'administration de la Loi

Les coûts de DEO associés à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnelspar la Section de l'AIPRP comprennent une partie des salaires du coordonnateur et du coordonnateur adjoint de l'AIPRP, et 10 p. 100 du salaire de l'agent de l'AIPRP (total de 0,17 ETP/année). Les autres coûts liés aux biens et services, y compris les coûts des contrats de services professionnels et d'autres dépenses, comme celles liées aux fournitures, sont présentés dans le rapport statistique annuel (voir l'annexe B). Le coût total déclaré était de 15 321 $.

Les coûts ministériels additionnels, qui tiennent compte du temps approximatif que d'autres fonctionnaires du Ministère consacrent à la recherche, à l'examen et à la formulation de recommandations concernant les dossiers visés par des demandes de renseignements personnels ainsi que de la traduction de renseignements relatifs à la protection des renseignements personnels ont totalisé 748 $. Ces coûts ne figurent pas dans le rapport statistique, mais ils fournissent un portrait plus exhaustif du coût global de 16 069 $, pour le Ministère, de l'administration de tous les aspects de ses activités qui sont liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

 

Annexe A - Arrêté de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Version textuelle : Délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Afficher l'image pleine dimension

Délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

 

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Diversification de l'économie de l'Ouest Canada

Période d'établissement de rapport : 2015-04-01 to 2016-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 2
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0
Total 2
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 1
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 1

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1  Disposition et délai de traitement

Disposition des
demandes
Délai de traitement
1  à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121  à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 1 0 0 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 1 0 0 0 0 0 1

2.2  Exceptions

Article Nombre
de demandes
18(2) 0
19(1) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)(i) 0
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 0
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 1
27 0
28 0

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2.3  Exclusions

Article Nombre
de demandes
69(1) a) 0
69(1) b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1) a) 0
70(1) b) 0
70(1) c) 0
70(1) d) 0
70(1) e) 0
70(1) f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 1 0
Total 0 1 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

Disposition des demandes Nombre de pages
traitées
Nombre de pages
communiquées
Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 180 180 1
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 180 180 1

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500 pages
traitées
501 à 1 000
pages traitées
1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages
communiquées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 1 180 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 1 180 0 0 0 0 0 0

2.5.3 Autres complexités

Disposition Consultation
requise
Avis juridique Renseignements
entremêlés
Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0

2.6.2 Nombre de jours de retard

Nombre de jours de retard Nombre de demandes
en retard où le délai
n'a pas été prorogé
Nombre de demandes
en retard où le délai a
été prorogé
Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

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PARTIE 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

PARTIE 5 – Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le
délai a été prorogé
15a)(i)
Entrave au
fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou
conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclustion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au
fonctionnement
15(a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou
conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

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PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du
gouvernement
du Canada
Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0 0 1 53
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 1 53
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0 0 1 53
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 0 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 0 1

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PARTIE 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 8 - Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours
judiciaire
Total
0 0 0 0 0

PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d'ÉFVP terminées : 0

PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Dépenses Amount
Salaries $15,204
Heures supplémentaires $0
Biens et services $117
* Contrats de services professionnels $0  
* Autres $117
Total $15,321

10.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes
consacrées aux
activités liées à la
protection des
renseignements personnels
Employés à temps plein 0.17
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00
Étudiants 0.00
Total 0.17

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

 

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