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Réponse de la direction et plan d'action (octobre 2009)

Recommandation Plan d’action Responsable Date d’achèvement prévue

Le Ministère devrait examiner et évaluer son cadre de mesure du rendement sous l’angle des fonctions PRC afin de trouver et d’appliquer des outils d’évaluation couvrant toute la gamme des résultats liés à ces fonctions.

Des indicateurs de rendement appropriés intégrés au système ministériel de mesure du rendement garantiraient l’intégration aux rapports de rendement ministériels des résultats des projets de S et C et de F et E liés aux fonctions PRC.

Dans le contexte de l’évaluation générale de son cadre de gestion du rendement, DEO examinera son cadre de mesure du rendement de ses activités PRC et choisira les mesures du rendement appropriées qui rendent compte efficacement de l’ensemble des résultats et des produits des fonctions PRC. Si possible, le nombre d’outils de mesure du rendement utilisés sera réduit. Des outils de mesure du rendement plus efficaces permettront au Ministère de mieux rendre compte des S et C et des projets de F et E.

Directeur exécutif des politiques, de la planification et de la mesure du rendement 31 mars 2010

Le Ministère devrait réexaminer et préciser les rôles et les responsabilités à l’intérieur des sections responsables des fonctions PRC à DEO et entre elles.

Les résultats indiquent que, parmi les questions examinées dans cette évaluation, les intervenants n’évaluent pas très favorablement l’efficacité de la structure actuelle des activités PRC. Les problèmes cernés étaient, entre autres : une coordination et des communications insuffisantes entre les bureaux régionaux, le Bureau de liaison d’Ottawa et l’administration centrale; le manque de clarté des rôles des bureaux régionaux, du Bureau de liaison d’Ottawa et de l’administration centrale; et des priorités PRC différentes selon les provinces.

DEO a récemment pris des mesures pour évaluer et clarifier les rôles et les responsabilités relatifs aux activités PRC dans certaines régions. En mars 2009, le Comité exécutif de DEO a approuvé le mandat d’un comité des directeurs des politiques et d’un comité des gestionnaires de la recherche. En septembre 2008, le Ministère a créé et comblé le poste de directeur exécutif des politiques, de la planification et de la mesure du rendement à l’administration centrale. En février 2009, la Direction de la PMR à l’administration centrale a créé et comblé un nouveau poste de directeur des politiques. Dans le contexte de ces changements, DEO examinera les questions relevées dans l’évaluation liée à la clarté des rôles et des responsabilités relatifs aux diverses activités PRC. Comité exécutif 31 mars 2010

Le Ministère devrait améliorer la fréquence et la portée des activités de communication et de coordination entre les bureaux régionaux responsables des fonctions PRC, le Bureau de liaison d’Ottawa ainsi que les bureaux responsables des politiques, de la planification et du rendement ministériels.

La création et l’entretien d’un réseau des politiques où les cadres supérieurs œuvrant dans chacun des bureaux puissent se réunir régulièrement, et la convocation chaque année à une tribune des politiques où se réuniraient les divers services affectés aux politiques aideraient à améliorer les communications et la coordination.

Il y a actuellement plusieurs réseaux de politiques et des réunions périodiques au sein de DEO qui rassemblent le personnel responsable des politiques pour traiter de sujets généraux et particuliers relatifs aux politiques. Le groupe des directeurs des politiques se réunit toutes les deux semaines par conférence téléphonique et en personne deux à trois fois par an. Il existe également des réseaux thématiques dans des domaines tels que le commerce et les investissements, les achats, les retombées industrielles et régionales, l’innovation et le développement durable.

Le rapport d’évaluation indique que 87 % des membres du personnel de DEO interrogés dans le cadre de l’évaluation estiment que la communication est adéquate et efficace. Toutefois, le rapport présente plusieurs idées pour améliorer encore la communication. Les cadres supérieurs responsables des politiques de DEO examineront ces idées et d’autres possibilités, comme l’expansion ou l’officialisation des réseaux de politiques interne et un forum annuel sur les politiques, y compris une plus grande participation du personnel, pour assurer une couverture adéquate des activités PRC prioritaires et améliorer les communications et la coordination entre les unités chargées des activités PRC dans les bureaux de DEO.

Directeur exécutif des politiques, de la planification et de la mesure du rendement et directeurs des politiques Décembre 2010

Le Ministère devrait élaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication pour diffuser les résultats des projets de recherche et d’analyse.

La stratégie de communication élaborée et mise en œuvre dans tout le Ministère pour diffuser les résultats des recherches et analyses réalisées ou soutenues par les fonctions PRC améliorerait l’accès aux résultats des recherches pour les divers intervenants qui influencent les décisions stratégiques dans l’Ouest canadien.

Le directeur exécutif des politiques, de la planification et de la mesure du rendement travaillera avec les directeurs des politiques et le directeur des CMC à Ottawa pour examiner les stratégies de diffusion actuelles comme les envois de courriel, l’entrepôt du savoir, les vidéoconférences de recherche périodiques et l’examen des nouvelles options et idées afin de cerner les possibilités d’amélioration de la diffusion des résultats des projets de recherche et d’analyse du Ministère. Directeur exécutif des politiques, de la planification et de la mesure du rendement, directeurs des politiques et directrice, CMC, à Ottawa Mars 2010

Le Ministère devrait reconnaître officiellement que les fonctions PRC soutiennent et facilitent l’atteinte des objectifs stratégiques que s’est fixés DEO relativement à l’entrepreneuriat et à l’innovation, ainsi qu’au développement économique des collectivités.

L’étendue et la nature des fonctions PRC leur permettent de soutenir d’autres résultats stratégiques clés de DEO, mais il n’est pas nécessaire pour ce faire de définir des résultats stratégiques séparés. Le Ministère doit examiner comment positionner les fonctions PRC dans son architecture des activités de programme actuelle.

Comme DEO reste un canal important du financement fédéral dans l’Ouest canadien, une fonction PRC solide et bien dotée en ressources aura un grand rôle à jouer dans le soutien des programmes et des financements nouveaux et existants.

Le positionnement des fonctions PRC dans l’architecture des activités de programme (AAP) du Ministère sera évalué dans le cadre de son examen général de la structure de l’AAP, en 2009 et en 2010.

Le Comité exécutif de DEO est conscient de l’importance d’une fonction PRC solide et suffisamment dotée. Il sait aussi que la capacité des activités PRC et les ressources à l’appui du mandat et des priorités de DEO doivent faire l’objet d’examens constants et de rajustements périodiques.

Directeur exécutif de la planification et de la mesure du rendement Novembre 2010