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Réponse de la direction et Plan d’action (mars 2009)

Recommandation Plan d’action Responsabilité Date d’achèvement prévue
1. Des représentants du Comité de gestion de DEO, en collaboration avec leurs homologues provinciaux, devraient envisager d’élaborer un plan d’activités régional. Le plan d’activités ferait état d’une orientation stratégique et de mesures d’évaluation du rendement, et il contribuerait à accroître la visibilité des programmes d’infrastructure. DEO abordera cette recommandation avec des comités de gestion fédéraux-provinciaux et se penchera sur la nécessité et sur l’élaboration d’un plan d’activités lié aux programmes d’infrastructure pour lesquels DEO a une responsabilité sur le plan de l’exécution. Les comptes rendus des réunions des comités de gestion seront utilisés pour démontrer que ces discussions ont effectivement eu lieu. SMA régionaux Juin 2009
2. Des représentants du Comité de gestion de DEO, en collaboration avec leurs homologues provinciaux, devraient élaborer et approuver le mandat de divers sous-comités afin de définir les rôles et les responsabilités de chacun des sous-comités créés. DEO abordera cette recommandation avec les comités de gestion fédéraux-provinciaux et se penchera sur l’élaboration de mandats pour chacun des sous-comités, dans lesquels seront clarifiés les rôles et les responsabilités de chacun. Les comptes rendus des réunions des comités de gestion seront utilisés pour démontrer que ces discussions ont effectivement eu lieu. SMA régionaux juin 2009
3. Au Manitoba et en Alberta, la direction de DEO devrait travailler en collaboration avec INFC pour officialiser les nominations au Comité de gestion, conformément aux dispositions des ententes fédérales-provinciales. DEO abordera cette recommandation avec INFC et proposera d’officialiser les nominations au comité de gestion du volet Collectivités du Fonds Chantiers Canada (FCC) en envoyant une lettre à l’autre partie fédérale lorsqu’un changement de représentant au comité de gestion est effectué. Toutefois, aux termes des protocoles d’entente conclus dans le cadre du FIMR en Alberta et au Manitoba (Section 2.3), il est clair qu’un représentant de DEO doit agir à titre de coprésident fédéral. SMA régionaux – Manitoba et Alberta mai 2009
4. La direction de DEO devrait travailler en collaboration avec INFC pour élaborer des stratégies visant à atténuer les risques associés aux retards dans l’exécution des projets. DEO abordera cette recommandation avec INFC et examinera des possibilités de réduire les risques de retard dans l’exécution des projets et de réaliser des économies lorsque c’est possible. La question sera traitée dans le protocole d’entente conclu avec INFC dans le cadre du FCC (p. ex. normes de service), ainsi que dans le cadre de la participation aux réunions nationales portant sur la réalisation des infrastructures organisées par INFC. Le dialogue avec INFC à ce sujet se poursuit. SMA régionaux En cours
5. En Saskatchewan, les membres de la direction de DEO devraient travailler en collaboration avec leurs homologues provinciaux pour achever les plans de vérification et les rapports annuels sur le FIMR. La Saskatchewan achèvera les plans de vérification et le rapport annuel sur le FIMR pour 2007-2008. SMA régional - Saskatchewan mai 2009
6. Les membres de la direction de DEO, en collaboration avec leurs homologues provinciaux, devraient déterminer quels sont les besoins opérationnels auxquels ne répond pas le SPGII. La DEO devrait ensuite communiquer ces problèmes à INFC afin que des améliorations soient apportées au Système. DEO abordera cette recommandation avec les comités de gestion fédéraux-provinciaux. DEO a fourni de la rétroaction à INFC et a cerné des besoins opérationnels auxquels ne répond pas le SPGII. La question sera également traitée dans le protocole d’entente conclu avec INFC dans le cadre du FCC ainsi qu’officiellement dans une lettre envoyée à INFC par les SMA de DEO. Les comptes rendus des réunions des comités de gestion seront utilisés pour démontrer que ces discussions ont effectivement eu lieu.

Le SM de DEO discutera avec le SM d’INFC de la préoccupation de DEO au sujet du SPGII qui, selon lui, ne remplit pas son rôle de base consistant à permettre de répondre aux exigences en matière de présentation de rapports et de reddition de comptes au Parlement par les deux ministères.
SMA régionaux mai 2009
7. La direction de DEO, après consultation avec INFC, devrait revoir les processus de collecte de données sur le rendement et examiner la qualité des données afin que les données pertinentes soient recueillies qui aideront INFC à établir des rapports et à évaluer les résultats atteints par les programmes. DEO abordera cette question avec INFC pour faire en sorte que des données pertinentes sur le rendement soient recueillies dans le cadre du volet Collectivités du FCC. Les gestionnaires d’infrastructures ont examiné les données sur le rendement et les processus de collecte des données, ont cerné des lacunes et exprimé leurs préoccupations à INFC. La question sera traitée dans le protocole d’entente conclu avec INFC au sujet du FCC ainsi qu’officiellement dans une lettre envoyée à INFC par les SMA de DEO. SMA régionaux mai 2009
8. Les membres de la direction de DEO, en collaboration avec leurs homologues provinciaux et INFC, devraient évaluer l’efficience et l’efficacité d’autres méthodes et techniques de communication et envisager d’élargir la couverture des communications après l’achèvement des projets. DEO abordera cette recommandation avec les comités de gestion fédéraux-provinciaux et examinera des options pour élargir la couverture des communications après l’achèvement des projets lorsque c’est possible. Les comptes rendus des réunions des comités de gestion seront utilisés pour démontrer que ces discussions ont effectivement eu lieu.. SMA régionaux juin 2009 (dans le cadre du plan d’activités dont il est question à la recommandation 1)