Vérification des contrôles de gestion financière

Table des matières (septembre 2008)

• Sommaire
• Introduction
  • Contexte
  • Objectifs de la vérification
  • Risques clés
  • Portée de la vérification
• Constatations, conclusions et recommandations
  • Cadre de contrôle de la gestion
  • Instruments de délégation de pouvoirs
  • Conformité avec les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques
  • Répartition des tâches
  • Contrôles d’accès et sécurité
  • Gestion du risque
• Stratégie et approche de vérification
  • Planification
  • Normes et méthode
  • Équipe de vérification

Réponse de la direction et plan d’action

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Sommaire

La vérification des contrôles de gestion financière, prévue dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2007-2008, a été effectuée au cours de l'exercice 2008-2009. La vérification s'étendait à l'ensemble du Ministère et couvrait la période du 1er juin 2007 au 30 juin 2008. La vérification tenait compte des résultats de la vérification précédente et comportait aussi un examen d'échantillons de subventions et de contributions et de transactions liées aux dépenses opérationnelles. Le travail sur le terrain a été effectué en juillet 2008 et supposait des visites des sites régionaux, des entrevues auprès du personnel, un examen documentaire ainsi qu'une vérification des transactions.

Les objectifs de la vérification étaient de fournir une assurance indépendante et objective de ce qui suit :

• le caractère adéquat du cadre de contrôle de la gestion financière visant à assurer la conformité avec les politiques en matière de gestion financière du Conseil du Trésor;
• l'efficacité de la délégation des pouvoirs financiers;
• la répartition des tâches pour les processus financiers clés;
• le caractère approprié du contrôle des dépenses visant à assurer la conformité avec les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
• la souplesse et l'efficacité de la gestion des risques financiers.

Chacun de ces objectifs est analysé de manière détaillée dans le présent rapport. Il est important de reconnaître que le Ministère a fait d'importants progrès dans le but de régler les problèmes relevés lors de vérifications précédentes. Le Ministère s'affaire à améliorer la rigueur et la probité au moment de gérer ses fonds, comme l'ont démontré les récentes améliorations des processus en cours.

Constatations clés

Le Ministère a besoin de contrôles de gestion financière intégrés pour assurer une gérance efficace et saine des fonds publics. Ces contrôles devraient faire partie d'un cadre de contrôle financier clairement défini et documenté, comprenant les processus appropriés. Le Ministère a adopté certains éléments d'un cadre de contrôle financier; cependant, ce cadre a besoin d'être plus clairement défini et documenté. Le Ministère doit relier tous les processus de gestion financière. La délégation des pouvoirs financiers actuelle ainsi que l'instrument de délégation des pouvoirs ministériels sont tous deux actuels et efficaces. La répartition des tâches est adéquate dans l'ensemble; cependant, une amélioration importante du contrôle des systèmes est recommandée. Pour les transactions examinées, les autorisations prévues aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les ont été dûment données par un personnel qualifié et formé, mais le Ministère devra apporter quelques améliorations aux processus dans ce secteur. Le Ministère devrait envisager un renforcement important de ses pratiques et processus de gestion des risques financiers.

Des recommandations visant à renforcer les contrôles financiers clés du Ministère sont intégrés au présent rapport.

1.5 Voici le sommaire des résultats des critères examinés.

Critères	Résultats de l'évaluation
Cadre de contrôle de la gestion financière : actuel, bien conçu, documenté, communiqué	Critère partiellement respecté
Délégation de pouvoirs : la matrice est approuvée et actuelle; le personnel délégué est formé et dispose d'outils	Critère respecté
Conformité avec les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques	Critère dans l'ensemble respecté
Répartition des tâches : contrôles bien documentés	Critère dans l'ensemble respecté
Gestion des risques financiers : risques cernés, évalués, atténués et mis à jour régulièrement	Critère partiellement respecté

Conclusion

Des contrôles de gestion financière sont en place au ministère de la Diversification de l'économie de l'Ouest canadien; cependant, une amélioration est requise en ce qui concerne l'élaboration d'un cadre de contrôle de gestion financière normalisé à l'échelle du Ministère, et la mise en œuvre d'un processus de gestion des risques financiers plus rigoureux. Selon les normes de vérification interne et les critères sélectionnés, le travail de vérification adéquat effectué puis analysé appuie cette conclusion.

Conformément aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, il existe une assurance raisonnable que des contrôles de gestion financière sont en place sous réserve des améliorations, recommandées dans le présent rapport.