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Réponse de la direction et plan d’action (octobre 2008)

Recommandation Plan d'action Responsabilité Expected Completion Date
1. Des lignes directrices et des formulaires normalisés devraient être mis au point et appliqués uniformément dans toutes les régions. Les politiques, procédures et formulaires ministériels mis à jour devraient être distribués aux employés. L'Administration intégrée est actuellement en train de mettre à jour et de peaufiner des politiques ministérielles sur l'approvisionnement et des formulaires et procédures d'approvisionnement normalisés. Les politiques et procédures seront soumises à l'approbation de comité exécutif. La formation, selon les besoins, sera élaborée et offerte, à la suite de l'approbation du comité exécutif. Les changements sont communiqués de façon régulière. Administration intégrée Décembre 2009
2. L'Administration intégrée devrait améliorer son programme de formation actuel afin d'y inclure des renseignements supplémentaires au sujet des préavis d'adjudication de contrat, des services professionnels en ligne et de MERX à l'intention du personnel des régions chargé de l'approvisionnement et de la passation de marchés. La formation en matière de marchés à l'intention des experts fonctionnels du Ministère comprendra des volets sur les outils d'approvisionnement, y compris les Services professionnels en ligne et le MERX, ainsi que sur la stratégie d'approvisionnement liée aux préavis d'adjudication de contrat. Administration intégrée Décembre 2009
3. DEO devrait prendre les mesures nécessaires afin de garantir la conformité avec l'Avis sur la Politique des marchés du SCT 2007 04 touchant les marchés non concurrentiels, et s'assurer que la documentation est versée au dossier pour justifier l'attribution des marchés non concurrentiels.

Les exigences liées à l'Avis sur la politique des marchés sont des pratiques normales lorsque le contrat suppose d'invoquer l'exception prévue à l'alinéa 6(d) du Règlement sur les marchés de l'État (RME) qui concerne les contrats de plus de 25 000 $.

Pour les demandes de contrat à fournisseur unique d'une valeur inférieure à 25 000 $, visés par l'exception prévue à l'alinéa 6(b) du Règlement sur les marchés de l'État, les sept questions de l'Avis sur la politique des marchés 2007 04 servent de lignes directrices au moment de justifier le recours à un fournisseur unique.

Toutes les demandes de contrat à fournisseur unique d'une valeur de plus de 10 000 $ sont examinées par l'expert des Services d'approvisionnements, puis examiné et approuvés par le Comité d'examen des marchés.

Administration intégrée Complété
4. DEO doit prendre les mesures nécessaires afin de s'assurer de la pleine conformité avec les politiques et procédures en matière d'approvisionnement et de passation de marchés. Particulièrement, tous les approvisionnements en biens et services doivent être préautorisés, des listes nationales d'offres permanentes obligatoires doivent être utilisées, les contrats doivent être signés avant le début du marché, et les modifications du contrat doivent être signées avant la date de fin du contrat original. L'Administration intégrée s'affaire actuellement à élaborer une politique ministérielle sur l'approvisionnement et sur les marchés ainsi que des procédures et des formulaires normalisés en matière d'approvisionnement. De la formation, selon les besoins, sera élaborée et donnée. Les changements sont communiqués de façon régulière. Administration intégrée Décembre 2009
5. DEO devrait s'assurer qu'une documentation adéquate et complète figure au dossier des marchés et devrait établir une norme ministérielle devant être utilisée par toutes les régions pour le suivi des dossiers de marchés. L'Administration intégrée s'affaire présentement à mettre à jour et à peaufiner une procédure de gestion et d'administration des marchés du Ministère. La formation, selon les besoins, sera élaborée et donnée. Les changements sont communiqués de façon régulière. Administration intégrée Décembre 2009
6. DEO devrait effectuer des évaluations post-contractuelles, conformément aux politiques, et ce, en temps opportun. Des recherches portant sur la politique sur le rendement des fournisseurs viseront à incorporer les pratiques exemplaires aux procédures de DEO. Administration intégrée Décembre 2009