Vérification de la passation de marchés

Table des matières (septembre 2008)

• Sommaire
• Introduction
  • Contexte
  • Objectifs
  • Portée et méthode
• Constatations et recommandations
  • Cadre stratégique
  • Rôles et responsabilités
  • Communication et formation
  • Surveillance et reddition de comptes
  • Planification des contrats et définition des exigences
  • Préapprobation
  • Contenu des dossiers contractuels
  • Facturation
  • Approbation de paiements
  • Évaluation post-contractuelle
  • Divulgation proactive
• Conclusion
  
  
• Réponse de la direction et plan d’action - octobre 2008

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Executive Summary

• L’approvisionnement est un enjeu très important pour le gouvernement du Canada. C’est pourquoi une attention accrue est accordée à ce secteur au sein de la fonction publique fédérale. En raison d’une plus grande sensibilisation, et compte tenu du risque lié à l’approvisionnement, une vérification de la passation de marchés a été intégrée au Plan de vérification axé sur les risques de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO), approuvés pour 2008 2011.
  
  
• L’objectif global de la vérification était de fournir l’assurance que le processus de passation des marchés à DEO, s’appuie sur un fonctionnement efficace, économique et pratique et qu’il est conforme aux politiques et directives du Conseil du Trésor et du Ministère. Les objectifs particuliers de la vérification étaient les suivants :
  
  
  • évaluer dans quelle mesure le cadre de contrôle de la gestion est en place, s’il répond aux attentes du Conseil du Trésor et du Ministère et s’il fonctionne comme prévu;
    
    
  • déterminer dans quelle mesure les activités et les pratiques de passation de marchés du Ministère sont conformes aux normes du Conseil du Trésor et à celles du Ministère.
    
    
• La vérification, menée conformément aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, a porté sur l’approvisionnement en biens et en services approuvé au cours de l’exercice 2007 2008. Pendant cette période, DEO a attribué au total 646 contrats de biens et de services, pour un total de 7,6 M$. La portée de vérification a couvert les contrats approuvés, les commandes subséquentes à une offre à commandes, les arrangements en matière d’approvisionnement, les bons de commande ainsi que les achats effectués à l’aide d’une carte d’achat. Des transactions sélectionnées ont été examinées plus en détail, de façon à évaluer leur conformité avec les politiques, lignes directrices et procédures.

Constatations et conclusions

• Selon les résultats de la vérification, dans de nombreux secteurs clés, le Ministère gère correctement son programme d’approvisionnement et de passation de marchés. Les composantes de base du cadre de gestion de la passation de marchés sont en place.
  
  
• En général, les demandes de contrat sont clairement définies, adéquatement justifiées et correctement approuvées, et les bonnes méthodes d’approvisionnement sont utilisées. Il y a un haut niveau de conformité avec les articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les contrats de plus de 10 000 $ sont affichés sur le site Internet de DEO, accessible au public.
  
  
• Dans certains secteurs, une amélioration s’impose; elle permettrait de renforcer l’efficacité globale de la fonction de passation de marchés. Ces secteurs pouvant faire l’objet d’une amélioration sont mis en évidence dans les recommandations incluses dans le présent rapport.
  
  
• Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies, et les renseignements recueillis confirment l’exactitude des conclusions du présent rapport. Conformément aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, il existe une assurance raisonnable que le cadre de contrôle de gestion de la passation de marchés de DEO répond aux attentes du Conseil du Trésor et du Ministère et qu’il fonctionne comme prévu. Cette conclusion est basée sur une comparaison des conditions, telles qu’elles étaient à l’époque, et des critères de vérification préétablis acceptés par la direction.